Googleのタスク管理は、業務を円滑に進めるために欠かせないものです。タスク管理を効率化できるツール、「ToDoリスト」をGoogleが提供しています。現在使っているタスク管理ツールが使いにくいなら、ToDoリストがおすすめです。本記事はToDoリストの使い方、通知設定や共有方法などを紹介します。
Googleタスク管理ToDoリスト
Googleタスク管理のToDoリストは、パソコンやスマートフォン、タブレットで閲覧できます。GoogleのToDoリストを使うなら、Googleアカウントを使用してログインしなければいけません。ログインに関しては、どの端末からも同じデータを利用することが可能です。もっとも利便性が高いのはGmailやGoogleカレンダーなど、他のGoogleが提供しているサービスと連携です。Googleのほかのサービスと連携した場合、たとえばメールから直接タスクを作成することも可能です。ほかにもウィジェットをホーム画面に設置することで、タスクの確認や編集が簡単に行うことも可能になります。
便利な使い方
Googleのタスク管理を便利にするツールであるToDoリストには、「タスクの追加」「タスクの並べ替え」「タスクの通知」などの機能があります。基本的な機能を把握したうえで、Googleの他のサービスと連携させると、さらに便利に使うことができるようになります。
タスクの追加
Googleのタスク管理ツールToDoリストは、タスクの名前や日時などの詳細を入力することで新しいタスクを追加することができます。追加されたタスクはリスト化されて、各タスクの左側に「チェックボックス」と呼ばれる丸印にチェックを入れるとタスクステータスが完了に変更されます。チェックボックスにチェックが入った完了タスクは、完了済リストで確認することもできます。Googleの提供するToDoリストは、タスクをリスト化して作業すべきことを明確にすることができます。完了しているタスクかどうかを確認しやすいので、多くの人が利用しているツールでもあります。
タスクの並べ替え
Googleのタスク管理ツールToDoリストには、タスクの並べ替えや分類ができます。方法としては「ドラッグ＆ドロップ」で、簡単に順番を並べ替えることができるのです。たとえば、優先に作業をすべきタスクの入れ替えをすれば今やるべきことが把握しやすいでしょう。また、すぐに作業に入ることも可能なので、見やすく作業しやすい順番に入れ替えることで、利便性を高めることが可能となるのです。
分類することができる
Google ToDoリストはタスクのルーティンワーク別やプロジェクト別に、分類することができます。タスクだけではなくサブタスクを作成し、更に細かく分類することができるのです。そのため、各タスクの関係を明確にできるので、複雑なタスクの管理も効率化することができ作業を円滑に進めることも可能になるでしょう。
通知設定
Google ToDoリストには、タスクの通知設定があります。予め設定していた日時に、通知を送ることができるのです。このような通知設定をうまく活用すれば、タスクの実行漏れを防ぐことができ確実に必要な作業を進めることが可能と言えます。また、タスクの繰り返し設定も利用可能で、同じタスクを複数の日付で行うこともできるのです。同じタスクに複数通知設定をする場合でも、手間を削減できるでしょう。
Google ToDoリストのメリット
Google ToDoリストのメリットは、直感的に操作が可能で初めて使用する人も扱いやすいのです。操作が難しいツールは無料ならアンインストールされる可能性が高いですし、操作に慣れるまで時間がかかってしまいます。Google ToDoリストはマニュアルを読まなくても、基本的な機能を利用できますし操作に慣れるのも短時間で可能なのが特徴です。ITツールを初めて使用する人にも、扱いやすいので高い定着率も期待できるといえます。
タスクがリアルタイムで更新
Google ToDoリストにGmailやGoogleカレンダーを連携させると、タスクとスケジュールの管理が可能になります。Google ToDoリストに追加したタスクは、自動でGoogleカレンダーに表示されます。これがリアルタイムで行われるので、これからやるべき作業をいつでもスムーズに確認することが可能です。Googleカレンダーも利用してスケジュール管理を行うことで、いつまでに終わらせるべき作業を確認することも可能となるのです。その結果業務効率が向上するので、作業漏れや納品遅れも抑制できるでしょう。
共有方法
Google ToDoリストは、直接的な情報共有機能は無いようです。ですが、Google ChatやGmailなどを利用すると、間接的にタスクの共有が可能となります。ツール内でチームのスペースを作成してから、共有したいユーザーを招待しスペース内でタスクを作成してメンバーに割り当てれば良いでしょう。Google ChatやGmail内で更新されたタスクは、スペースに通知として表示されるのです。
アプリ経由で他のデバイスからも利用
Googleのタスク管理ツールToDoリストは、アプリをインストールすればスマホやタブレットからも利用が可能となります。ブラウザ経由でも利用ができるのですが、専用のアプリを使用する方法でもアクセスが可能です。同じGoogleアカウントでログインすれば、別のデバイスからでも自動的に情報が同期されます。なので、他のデバイスからでも最新のタスク情報に、アクセスと編集が可能です。移動中や外出先からでも、Google ToDoリストを利用することができるのです。
最低限の機能のみ搭載
タスク管理ツールやアプリは、たくさんあり豊富な機能を備えた管理ツールも存在します。その中でGoogle ToDoリストは、あえて最低限の機能だけに絞ったツールです。最低限の機能だけに絞ったおかげで、とても使いやすいツールになっているのは間違いありません。
まとめ
Googleのタスク管理ツールToDoリストは直感的に操作ができるので、使いやすいです。ほかのGoogleと連携させることで、さらに利便性が向上します。タスク管理だけでなく業務全体を効率化させたいなら、業務を効率化させる機能が豊富な「Google Workspace」の導入も検討すると良いでしょう。
