Googleチャットは使い方が難しく感じるかもしれません。実際に使ってみるとメールよりも気軽でSlackやMicrosoftTeamsと比較しても、使い方次第で組織の生産性が向上しやすいツールです。本記事では、Googleチャットの使い方やスレッドとは何かや、招待が届かないときの対処法を紹介します。
使い方
Googleチャットはパソコンとスマートフォンのどちらでも利用できます。Googleチャットの使い方としては、単体アプリとして使う方法とGmailアプリへ追加して使う方法の二つが選べます。チャット機能だけを使いたい場合やアプリを分けて管理したいときは、Googleチャットを単体で利用すると扱いやすいです。一方でGmailと連携しながら使いたい場合は、Gmailアプリへ追加する形が便利です。
PCからの始め方
PCでGoogleチャットの使い方は、ブラウザでGoogleチャットを開きましょう。そして、Googleアカウントでログインするだけで、利用が可能となります。一方でGmail側からチャット機能を使いたいときは、まずGmailを開いて設定を変更する必要があります。画面右上の歯車アイコンからすべての設定を表示し、ChatとMeetのタブを選びましょう。続いてチャットの項目でGoogleChatを選択し、変更を保存すれば準備は完了です。この設定を終えると左側のメニューにChatアイコンが追加され、GoogleチャットをGmailとあわせて使えるようになります。
スマホからの始め方
スマホから始める場合は、Googleチャットを単体で利用する場合は案内されているリンクからGoogleチャットアプリをダウンロードします。ログインするだけでそのまま使い始められます。またスマートフォンのGmailアプリへチャット機能を追加したいときは、端末ごとに設定操作が必要です。AndroidではGmailアプリを開いて左上の三本線アイコンからメニューを表示し、設定を選んだうえで対象のアカウントを指定し、全般のチャットにチェックを入れます。iOSの場合はGmailアプリのメニューから設定を開き、Gmailのアプリ内にあるChatを選択するとチャット機能が利用できるようになるでしょう。
ダイレクトメッセージ
ダイレクトメッセージは特定の相手へ直接メッセージを送る方法で、個人や少人数とのやりとりに向いています。利用するときは左上の新しいチャットを選び、検索で送信相手を探して指定しましょう。そして、チャットを開始を押せば、会話を始められます。また二名以上を追加すれば複数人でのダイレクトメッセージとして、グループチャットも使えるようになります。Googleチャットは使い方次第で、便利に使うことができるのです。
スペース
Googleチャットの使い方を語るうえで、スペースというものがあります。スペースは目的ごとに情報をまとめられるチャットルームを指し、タスク管理やファイル共有などダイレクトメッセージにはない機能を備えているのです。企業や学校のアカウントではプロジェクトや、授業単位でスペースが作成されていることが多いのではないでしょうか。メッセージの送り方はダイレクトメッセージと同じ流れで扱えます。新しいチャットからスペースを作成を選び、スペース名とアイコンを設定して作成を押すとスペースが利用できるようになります。
スレッドとは
Googleチャットでは仕様変更によってすべてのスレッドがインラインスレッド形式へ統一され、最初のメッセージだけが表示される形で返信を重ねていく仕組みになりました。この形式は必要な情報へすぐにアクセスしやすく、会話の流れを追いやすい点がメリットとして挙げられます。
スレッドにすぐにアクセスする
Googleチャットの使い方で、スレッドにすぐにアクセスする方法を紹介します。必要なスレッドへすぐアクセスしたいときは、右上の赤枠アイコンを選んでスレッド一覧を開く方法が便利です。一覧では最新メッセージが上から並ぶため、対象のスレッドの返信を押すだけで内容の確認ややり取りをすぐ始められます。また自分が関わっているスレッドだけを見たい場合は私の名前リンクありやフォロー中を指定することで絞り込みができ、関連するスレッドだけを効率よく確認できます。
ショートカット機能
2023年12月には、Googleチャットの使い方がさらに便利になったのです。左側のメニューにショートカットが新しく追加されました。ホーム、名前リンク付き、スター付きの三つがまとめて表示されるようになりました。ホームではメンションの有無に関係なく、ダイレクトメッセージを含めた全チャットを一覧で確認できます。名前リンク付きでは自分が、メンションされたメッセージだけを抽出できるのです。さらに、スペースが多い場合でも最新メッセージがこの画面で一目で把握できるため、見逃しを防ぎながら効率よく確認できます。
スター付き
スター付きではダイレクトメッセージや、スペース内でスターを付けた投稿だけが一覧に並んでいます。重要な内容を後から確認したいときに、役立つかもしれません。メンションがなくても見返したいメッセージがある場合はスターを付けておくことで、スター付きの画面からすぐに探せるようになります。
招待が届かない時の対処法
Googleチャットの招待が届かないときは、迷惑メールやフィルタ設定、受信拒否の有無、外部チャットの許可状況、そして相手のメールアドレスの入力ミスを順番に確認することが効果的です。これらを確認しても改善しない場合は、管理者へ外部ドメインの許可や自動承諾の設定を依頼することで招待が正常に届くようになる可能性があります。
確認すべき基本ポイント
招待メールが届かない場合は、まず迷惑メールやゴミ箱へ振り分けられていないかを確認しましょう。続いてメールクライアント側で自動的に振り分けられていないか、チェックすることが重要です。さらに差出人ドメインを受信許可へ追加しておくことで、必要なメールが確実に届きやすくなります。
設定確認
チャットリクエストが受信側で保留になっていないかを確認し、通知が届く状態かどうかをチェックすることが重要です。さらに通知がオフやサイレントになっていないかを見直し、Chatの通知設定とブラウザやOSの通知許可が有効になっているかを順に確認することで、メッセージを確実に受け取れるようになります。
それでも解決しない場合
招待やメッセージが見えない場合は、ブラウザ版とモバイルアプリの両方でGoogleチャットへログインします。そして、表示されていないかを確認してみましょう。また送信側にメール招待ではなく、直接ダイレクトメッセージやスペースのリンク共有で参加できるか試してもらう方法もあります。さらに公式ヘルプのトラブルシューティングに沿ってキャッシュ削除や別ブラウザでの再試行を行うことで、問題が解消される可能性があります。
まとめ
Googleチャットの使い方に関して、メールより気軽に使えます。Slackと同じように組織のコミュニケーションを効率化しやすいツールです。さらに、パソコンとスマートフォンのどちらでも利用でき、単体アプリとして使う方法とGmailへ追加して使う方法を選べるため、環境に合わせて柔軟に運用できるでしょう。
